Meneguzzi comanda reunião com Executivo para alinhar convênio de descarte de documentos da Câmara

junho 30, 2018

Reunião da Comissão de Avaliação de Documentos deliberou pela extinção gradativa do papel

A Comissão de Avaliação de Documentos da Câmara Municipal de Caxias do Sul irá se reunir na próxima segunda-feira, 02 de julho, a partir das 09h30, com a secretária municipal do Meio Ambiente, Patrícia Rasia, e com a diretora-presidente da Companhia de Desenvolvimento de Caxias do Sul (Codeca), Amarilda Bortolotto. O encontro foi solicitado pelo presidente do Legislativo, vereador Alberto Meneguzzi (PSB), para alinhar um convênio entre o Parlamento e o Executivo, com a finalidade de estabelecer descartar e destruir documentos e fitas VHS, após a sua completa digitalização.

Instituída pela Resolução de Mesa 618/A, de 21 de novembro de 2012, a Comissão foi reativada neste ano, e visa a extinção gradativa do papel na Câmara. Atualmente, o grupo formado por cinco servidores, está desenvolvendo estudos de viabilidade para a digitalização de documentos da Casa.

O grupo tem por função elaborar, revisar e aplicar o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos do Legislativo caxiense. Além disso, deve indicar ações para padronizar a produção documental, de acordo com as técnicas legais e propor políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo institucional.

De acordo com o presidente da Câmara, Alberto Meneguzzi (PSB), a iniciativa tem como objetivo deixar um legado para as próximas administrações, além de contribuir para a questão da sustentabilidade. “Na primeira reunião foi levantado o tema do descarte desses documentos que têm mais de duas décadas. Por isso, o grupo está viabilizando a tabela da temporalidade de guarda e a presidência está fazendo os contatos burocráticos para que tudo seja feito dentro da legalidade e das normas ambientais”, comenta.

Meneguzzi se reúne com grupo que visa implantar digitalização de documentos no Legislativo

junho 25, 2018

Encontro com Comissão de Avaliação de Documentos deliberou pela extinção gradativa do papel

A Comissão de Avaliação de Documentos da Câmara Municipal de Caxias do Sul se reuniu, na manhã desta segunda-feira, 25 de junho, com o presidente do Legislativo, vereador Alberto Meneguzzi (PSB), para dar início os estudos de viabilidade para a digitalização de documentos da Casa. O grupo é formado por cinco servidores lotados nos setores administrativo, legislativo, de informática, arquivo e protocolo, além do Centro de Memória. O diretor-geral Rodrigo Weber, também participou do encontro.

Instituída pela Resolução de Mesa 618/A, de 21 de novembro de 2012, a Comissão foi reativada neste ano, com a intenção da extinção gradativa do papel, hoje utilizados em larga escala na Câmara. A sistemática segue o modelo que está em fase de implantação no Legislativo de Porto Alegre. No encontro, também foi tratada a necessidade do descarte de documentos que já têm o tempo de guarda expirado.

Além disso será necessária a destruição de fitas VHS, onde foram gravadas as sessões do início da TV Câmara Caxias e que já estão convertidas em DVD e HD. Para isso, está marcada uma nova reunião com a presidente da Codeca, Amarilda Bortolotto, para a próxima segunda-feira, 02 de julho, com a finalidade de estabelecer um convênio. A Secretaria Municipal do Meio Ambiente (Semma) também será convidada.

O grupo tem por função elaborar, revisar e aplicar o plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos do Legislativo caxiense. Além disso, deve indicar ações para padronizar a produção documental, de acordo com as técnicas legais e propor políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo institucional.

De acordo com o presidente da Câmara, Alberto Meneguzzi (PSB), a iniciativa tem como objetivo deixar um legado para as próximas administrações, além de contribuir para a questão da sustentabilidade. “O que precisar ser feito vai ser feito. Não é interesse só meu, mas de toda a Legislatura. A intenção é dar continuidade nos próximos dois anos e reduzir os custos da Casa”, salienta.